Herken je dit? Je hebt een mooi verhaal geschreven over de koersverandering binnen de organisatie maar slechts een handjevol collega’s heeft het gelezen. Nu vraagt een koersverandering natuurlijk om meer dan alleen een artikel in het personeelsmagazine of op intranet. Hierin heeft de (team)manager ook een belangrijke rol. Maar een goed geschreven artikel kan het verhaal van de manager ondersteunen en aanvullen. Dus hoe bereik je dat jouw artikel meer impact heeft en dat meer medewerkers het lezen? Lees verder voor de schrijftips.
Je collega’s zijn bekenden
In de meeste gevallen verwacht je iets van medewerkers. Dat ze iets op een andere manier gaan doen. Het voordeel is dat je je collega’s kent, ook al zal dat niet in alle gevallen persoonlijk zijn. Maar je weet wel welke bezwaren en obstakels er zijn die verhinderen dat ze gaan bewegen. Houd daar rekening mee bij het schrijven.
Realiseer je dat medewerkers doorlopend overspoeld worden met informatie. Weeg daarom af wat ze echt moeten weten en wat niet. En hoe je jouw artikel inbedt naast de andere communicatie-inspanningen, zoals die van de teammanager. Een slechte afstemming en verschillende boodschappen geven ruis en onbegrip.
Schrijftip 1. De voorbereiding en spelers
Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is net als de mise en place van een kok: je zorgt eerst dat alle ingrediënten klaar staan voor de bereiding van je hoofdgerecht. Anders wordt het een zooitje in je keuken en mislukt je gerecht.
• Verzamel de informatie die je nodig hebt.
• Denk goed na over het doel van je artikel: vat ‘m in een zin samen. Dit helpt je om focus aan te brengen bij het schrijven.
• Wat is de reden (de why) van de boodschap in het artikel. Het is veel makkelijker om medewerkers in beweging te krijgen als ze de noodzaak en het belang begrijpen.
• Wat is het haakje ofwel wat is de samenhang met de bedrijfsstrategie, doelen enzovoort.
De spelers
• Voor wie is het: managers, medewerkers? Is het nodig om iedereen op de hoogte te brengen? Wie moet wat weten? Misschien is het beter om verschillende teksten te schrijven.
• Wat verwacht je van medewerkers en managers: wat moeten ze (anders) doen.
• Weet je of er obstakels zijn die je collega’s tegenhouden om te doen wat zij moeten doen? Probeer hier op in te spelen door bijvoorbeeld oplossingen te geven.
Als je de tijd hebt, laat alle informatie dan een nacht bezinken. Tijdens je slaap krijgen je hersenen een wasbeurt en maak je het onbewuste brein wakker. Daar profiteer je de volgende dag van bij het schrijven.
Schrijftip 2. De uitwerking: schrijven en de vorm
• Bepaal welk middel je gaat gebruiken en of je er meerdere wilt inzetten, naast de lijncommunicatie. Dit hangt af van de impact en het belang van de boodschap. Zorg dat je het geschreven verhaal inbedt in de gehele communicatie.
• Soms is het goed om de boodschap in twee of drie stappen te brengen, afhankelijk van de inhoud. Eventueel kan je ook nog een reminder maken.
• Verdeel je tekst in hapklare brokken. Maak alinea’s, aansprekende kopjes en een logische opbouw. Als het bijvoorbeeld om een instructie gaat, kan je de tekst verdelen in een korte inleiding (met de why), een checklist en achtergrondinformatie.
• Als je iets van medewerkers en managers verwacht, geef dan duidelijk aan wat dat is.
• Trek de lezer het verhaal in: als je zijn aandacht niet direct hebt, haakt hij sneller af. Begin dus met een goede eerste zin.
• Kopjes bedenken gaat makkelijker nadat je de tekst hebt geschreven.
• Een tekst die er aantrekkelijk uitziet, wordt beter gelezen. Gebruik plaatjes, kleur en korte alinea’s met tussenkopjes. Misschien kan je een infographic maken van je tekst. Een gratis programma is bijvoorbeeld Piktochart dat ik zelf ook wel gebruik.
• Maak zinnen zo kort mogelijk en schrijf in een actieve vorm.
• Speel met taal; probeer af en toe een metafoor te gebruiken. Als je een beeld schildert, blijven dingen beter hangen. Als ik zeg ‘Schrijven is net als boetseren’, komt dat anders over dan ‘Als je schrijft, moet je soms zinnen schrappen, dan weer toevoegen en ze in de juiste vorm gieten.’
• Pas de toon aan de aard van het onderwerp aan. Een instructie schrijf je bondiger dan een uitnodiging voor een bedrijfsuitje.
• Het helpt als je het onderwerp naar de belevingswereld van je lezer kan brengen. Laat bijvoorbeeld een collega aan het woord. Omdat hij (of zij) er iets leuks of interessants over kan vertellen of over zijn ervaringen kan vertellen. Je maakt dan gebruik van de macht van het nabije.
• Of gebruik storytelling om je verhaal aansprekend te vertellen.
Schrijftip 3. En dan is het klaar… less is more
• Je hebt je artikel geschreven. Ik hoop dat de schrijftips je hebben geholpen. Nu is het klaar, althans dat denk je… Als je de tijd hebt, laat het dan even rusten. Mijn ervaring is dat terugkijken met een frisse blik (blokje om in de lunchpauze?) verhelderend werkt. Dan zie je meestal dat je moet schrappen, schrappen en nog eens schrappen! En dat je sommige alinea’s op een andere plek moet zetten.
• Laat het door een collega lezen, liefst iemand uit de doelgroep, dus voor wie je het schrijft.
• En last but not least: vergeet de spellingscontrole niet!
