Interne communicatie is als vakgebied de laatste jaren stevig in ontwikkeling. Nieuwe inzichten over de werking van ons brein en de lering die we trekken uit de vele veranderprocessen, geven ons een vernieuwde kijk op de communicatie tussen management en medewerkers. Eenrichtingsverkeer maakt plaats voor interactie. Waar de directie voorheen eenzijdig boodschappen de organisatie instuurde, zien we nu in dat er ook andere, betere, wegen naar Rome leiden. Wegen met minder obstakels en vertraging die ook nog eens positief van invloed zijn op de werksfeer. Interactie tussen directie, management en medewerkers slaat een brug tussen de doelstellingen van een organisatie en de persoonlijke ambitie van medewerkers. Luisteren naar wat medewerkers te vertellen hebben en ze, daar waar het mogelijk is, betrekken in ontwikkelingen en beslissingen. Daar vaart iedereen wel bij. Want de resultaten van bedrijven met betrokken medewerkers zijn aantoonbaar beter en medewerkers hebben meer plezier in en op het werk.
Interne communicatie is van iedereen
Maar dat gaat niet vanzelf. Eén ding weten we inmiddels: interne communicatie is niet te beheersen en controleren vanuit één centraal punt. Interne communicatie is iets van alle medewerkers. En dat vereist niet alleen een andere werkwijze maar ook een andere denkwijze. Van de directie, de afdeling Communicatie, de afdeling HR en van het middenmanagement. Een teammanager heeft een cruciale rol in de communicatie met zijn medewerkers. Maar in hoeveel functieomschrijvingen wordt gerept over de taak interne communicatie? En wat houdt dat dan in en hoe benoem je dat concreet? Als het een ontwikkelpunt is bij een startende manager, hoe begeleid je hem (of natuurlijk haar) hier dan in? Hoe vergroot je bijvoorbeeld de effectiviteit van een teamoverleg, wat een van de meest impactvolle manieren van communicatie is? En hoe begeleid je medewerkers die net hebben gehoord dat hun baan gaat verdwijnen?
Samenhang tussen parallelle en lijncommunicatie
Kort gezegd, daar moet de teammanager in ondersteund en eventueel gecoacht worden. En daar spelen de parallelle communicatiemiddelen (middelen die de hele organisatie bereiken) ook een rol in. Want wat een medewerker leest op intranet of in het personeelsmagazine moet aansluiten bij wat zijn manager in het afdelingsoverleg vertelt. Een effectieve communicatiestructuur is dan ook opgebouwd vanuit de organisatiecontext (zoals structuur, strategie, processen) met een samenhang tussen parallelle en lijncommunicatie. De communicatiestructuur is er om managers te helpen zodat zij hun verantwoordelijkheid op het gebied van interne communicatie kunnen waarmaken. Vergeet dan ook niet om ze te vragen wat ze nodig hebben en hoe ze het beste ondersteund kunnen worden!
