06-10 73 83 55 info@reneekeijzer.nl

Met de tips en aandachtspunten die hieronder volgen geef ik je de bouwstenen waarmee je een intern communicatieplan voor verandertrajecten kan maken.

Bedenk dat de strategie die je kiest moet passen bij de organisatie en de rol die IC in de organisatie heeft. Misschien heeft die rol zich tot nu toe beperkt tot het overbrengen van boodschappen en de productie van communicatiemiddelen. Als je met je aanpak een stap verder wilt gaan dan alleen te communiceren over de verandering maar je wilt de verandering ‘van binnenuit’ begeleiden, dan zal je in je organisatie eerst moeten uitleggen wat jouw toegevoegde waarde is. In ieder geval is het belangrijk om scherp te krijgen welke rol van jou verwacht wordt.

Stel eerst de diagnose

Wat houdt de verandering in?

• Zowel de feitelijke verandering als de gewenste gedragsverandering van medewerkers en managers.
• De reden van de verandering, het waarom, zodat je de sense of urgency kan uitleggen.

Wie zijn er betrokken bij de verandering?

• De medewerkers en managers voor wie de verandering gevolgen heeft en hun rol in het traject. Wat verwacht je van teammanagers richting medewerkers en van medewerkers onderling.
• Wie heb je nodig om de verandering mogelijk te maken; denk aan draagvlak en expertise (directie,management, afdelingen zoals HR).

Breng in kaart welke belemmeringen en belangen er spelen.

• Eventuele psychische belemmeringen en emoties. Denk daarbij aan een moeizaam verlopen eerdere reorganisatie waardoor (onbewust) weerstand ontstaat voor een volgende verandering. Leg je oor hiervoor te luister in de organisatie.
• Wat hebben medewerkers te winnen/verliezen. Wat is hun belang bij het gewenste gedrag.
• Zijn er fysieke obstakels die het slagen van veranderingen in de weg staan? Een slecht georganiseerd informatiesysteem kan bijvoorbeeld een efficiencyslag in de weg staan.

Zijn er andere projecten of ontwikkelingen die je kan verbinden aan het thema? Kan je een link leggen met de organisatiedoelstellingen?

Aanpak

Bepaal de uitgangspunten die je hanteert tijdens het proces. Zoals: hoeveel en welke ruimte is er voor managers en medewerkers om gezamenlijk vorm te geven aan de verandering. Beloof niet meer inspraak dan je kan waarmaken.

Bespreek met teammanagers welke ondersteuning (middelen en coaching) zij nodig hebben bij het begeleiden van veranderingen bij hun medewerkers. Zorg dat de collectieve communicatiemiddelen het verhaal van de (team)manager ondersteunen.

Maak een plan op basis van de analyses uit je diagnose.

• Wat houdt de verandering in (zowel de feitelijke als de gedragsverandering),
• Hoe past het binnen de organisatiestrategie,
• Waarom is het nodig, wat moet er veranderen? Maar ook: wat is goed en hoeft er niet te veranderen,
• Hoe kan je anticiperen op de emoties en belemmeringen die je verwacht,
• Zijn de eventuele fysieke obstakels opgelost of zo nee: wat kan je hieraan doen,
• Wat moet het eindresultaat zijn,
• Wie zijn de spelers,
• Formuleer een positieve en concrete boodschap: de stip op de horizon,
• Wat zijn de interventies en acties en welke communicatiemiddelen gebruik je hierbij,
• Wat is de fasering en planning.

Houd rekening met onverwachte ontwikkelingen bij een verandertraject. Daarvoor moet dan ook ruimte zijn in je plan. Vraag tijdens het verandertraject steeds om feedback uit de organisatie om te toetsen of je moet bijsturen.

In dit artikel beperk ik me tot de diagnose en de aanpak maar het vervolg; het borgen van de veranderaspecten en een evaluatie achteraf zijn uiteraard ook van groot belang!

 

TIP! Om het je makkelijk te maken heb ik een infographic gemaakt over interne communicatie bij veranderingen. Klik hier om de infographic te bekijken.